BIP Mińsk Mazowiecki - v174ns.sam3.pl

Dyrektor Wydziału – Aneta Sosinowska  tel. 25 756 87 60 e-mail :

Zespół do Spraw Administracyjno – Gospodarczych tel. 25 759 87 40 e-mail:

BHP tel. 25 759 87 40 e-mail:

Biuro Rzeczy Znalezionych  tel. 25 759 87 38

Biuro Obsługi Interesantów tel.  25 759 87 11 fax  25 759 87 02 e-mail:

Biuro Obsługi Interesantów – ul. Konstytucji 3 Maja 16 tel.  25 756 40 50 e-mail:

 Zespół do Spraw Informatyki  tel. 25 759 87 37

 Archiwum Zakładowe e-mail:

 Terenowy Punkt Paszportowy – ul. Konstytucji 3 Maja 16 tel. 25 756 40 48, e-mail:

Wydział Administracyjno-Gospodarczy zapewnia sprawną organizację i funkcjonowanie Starostwa, wykonuje zadania z zakresu zarządzania budynkami i lokalami w Starostwie, zaopatrzenia materialno-technicznego, obsługi informatycznej i kancelaryjnej Starostwa, oraz prowadzi postępowania administracyjne w sprawach rzeczy znalezionych i udzielania repatriantom pomocy finansowej, wypłaty świadczeń pieniężnych posiadaczom Karty Polaka, zadania wynikające z ustawy o cmentarzach i chowaniu zmarłych oraz zadania Archiwum Zakładowego w odniesieniu do dokumentacji prowadzonych spraw (zarówno papierowej jak i elektronicznej).

ZADANIA

Wydziału Administracyjno-Gospodarczego w zakresie Zespołu do Spraw Administracyjno-Gospodarczych należy:

• prowadzenie spraw związanych z udostępnianiem i oddawaniem w najem lub dzierżawę własnych obiektów i lokali oraz wynajmowaniem lokali na potrzeby własne,
• dokonywanie przeglądów technicznych,
• prowadzenie wykazu obiektów i pomieszczeń Starostwa (książki obiektów, gromadzenie i przechowywanie dokumentacji technicznej budynków, przeglądów technicznych),
• przeprowadzanie konserwacji i remontów budynków i urządzeń technicznych w tych budynkach,
• przygotowywanie dokumentacji niezbędnej do udzielania zamówień publicznych na roboty budowlane i usługi związane z konserwacją i remontami obiektów i urządzeń technicznych, oraz na dostawy i usługi na potrzeby Starostwa,
• współpraca z Biurem Rozwoju i Pozyskiwania Funduszy w zakresie planowania remontów i inwestycji w Starostwie oraz ich realizacji,
• przygotowywanie i prowadzenie dokumentacji umów (zleceń, zamówień) w zakresie obsługi budynków, w tym dostawy mediów: energia elektryczna, energia cieplna, woda, ścieki,
• zapewnienie utrzymania porządku i czystości wewnątrz i na zewnątrz obiektów Starostwa,
• zapewnienie informacji wizualnej w Starostwie (tablice urzędowe, tablice informacyjne, system wizualizacji wewnętrznej,
• prowadzenie spraw związanych z zabezpieczeniem dostępu do pomieszczeń oraz mienia Starostwa,
• prowadzenie spraw związanych z ubezpieczeniami, w tym zawieranie umów i polis
• w zakresie ubezpieczeń komunikacyjnych oraz majątku Powiatu,
• prowadzenie spraw w zakresie zagospodarowania terenu nieruchomości własnych,
• zapewnienie łączności w obiektach Starostwa,
• zapewnienie przestrzegania przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy oraz zabezpieczenia przeciwpożarowego w Starostwie we współpracy ze Służbą Bezpieczeństwa i Higieny Pracy;
• zaopatrzenie materiałowo-techniczne na cele administracyjne, zakup inwentarza ruchomego, materiałów i sprzętu biurowego,
• konserwacja i naprawy sprzętu biurowego,
• gospodarowanie składnikami rzeczowymi majątku ruchomego i prowadzenie jego ewidencji,
• prowadzenie spraw związanych ze sprzedażą, przekazywaniem lub likwidacją zbędnych składników majątku ruchomego oraz innego wyposażenia,
• prowadzenie ewidencji osobistego wyposażenia pracowników,
• prowadzenie ewidencji wydawanych materiałów biurowych,
• prowadzenie spraw związanych z zapewnieniem transportu dla potrzeb Starostwa, utrzymaniem i eksploatacją środków transportu, dysponowaniem środkami transportu, rozliczaniem paliwa,
• zamawianie tablic oraz pieczęci urzędowych i innych, prowadzenie ewidencji pieczęci urzędowych,
• zamawianie blankietów korespondencyjnych, wizytówek, formularzy i innych druków,
• przeprowadzanie przeglądów i konserwacji urządzeń kopiujących,
• przygotowywanie danych do projektów planów finansowych w zakresie wydatków rzeczowych,
• monitorowanie wydatkowania środków finansowych w zakresie wydatków rzeczowych związanych z infrastrukturą i obsługą Starostwa,
• obsługa techniczna spotkań i narad organizowanych w sali konferencyjnej;
• prowadzenie spraw związanych z udzielaniem repatriantom pomocy finansowej na częściowe pokrycie kosztów związanych z remontem, adaptacją i wyposażeniem lokalu mieszkalnego, w tym przyjmowanie wniosków repatriantów,
• prowadzenie spraw związanych z wypłatą pomocy finansowej dla repatriantów,
• prowadzenie spraw związanych z wypłacaniem świadczeń pieniężnych posiadaczom Karty Polaka,
• prowadzenie spraw w zakresie rzeczy znalezionych, w szczególności:
• odbieranie zawiadomień o znalezieniu rzeczy,
• przyjmowanie i przechowywanie rzeczy znalezionych,
• poszukiwanie osób uprawnionych do odbioru rzeczy,
• wydawanie rzeczy znalezionych osobom uprawnionym, znalazcom lub przekazywanie właściwym podmiotom,
• prowadzenie postępowań w sprawie sprzedaży rzeczy znalezionych,
• prowadzenie ewidencji rzeczy znalezionych,
• prowadzenie spraw wynikających z ustawy o cmentarzach i chowaniu zmarłych, współdziałanie w tym zakresie z państwowym powiatowym inspektorem sanitarnym.

Wydziału Administracyjno-Gospodarczego w zakresie Zespołu Obsługi Interesantów należy:

• udzielanie interesantom pełnej informacji o działalności Starostwa oraz o miejscu
• i sposobie załatwiania spraw, kierowaniu interesantów do właściwych komórek organizacyjnych;
• wydawanie kart usług, formularzy i wniosków właściwych w sprawach załatwianych
• w Starostwie;
•  przyjmowanie przesyłek wpływających, sprawdzanie prawidłowości wskazanego adresata oraz stanu opakowania i kompletności przesyłki;
• wydawanie na żądanie składającego potwierdzenia otrzymania przesyłki;
• rejestracja korespondencji wpływającej w systemie informatycznym;
• dokonywanie rozdziału przesyłek oraz ich przekazywanie do dekretacji Sekretarza, a pod jego nieobecność kolejno Starosty lub Wicestarosty, lub bezpośrednio Kierownikom komórek organizacyjnych;
• obsługa elektronicznej skrzynki podawczej;
• wysyłanie pism urzędowych, prowadzenie rejestru przesyłek wychodzących;
• doręczanie przesyłek adresatom miejscowym;
• przyjmowanie ofert przetargowych i konkursowych;
• prowadzenie spraw związanych z zakupem usług pocztowych;
• wywieszanie ogłoszeń na tablicach ogłoszeń i pilnowanie terminów ich ekspozycji;
• prenumerata prasy, zakup literatury fachowej i innych wydawnictw, prowadzenie ich ewidencji wydawanie do użytku pracownikom,
• przeprowadzanie badań ankietowych w zakresie obsługi interesantów.

Wydziału Administracyjno-Gospodarczego w zakresie Zespołu do Spraw Informatyki należy:

• opracowywanie koncepcji i planów w zakresie wdrażania systemów informatycznych
• i oprogramowania w Starostwie;
• nadzór nad wdrażaniem i eksploatacją systemów teleinformatycznych
• i oprogramowania;
• prowadzenie ewidencji stosowanych systemów i oprogramowania;
• wykonywanie prac związanych z bieżącą obsługą systemów informatycznych, tworzenie kopii bezpieczeństwa, archiwizowanie baz danych, profilaktyka antywirusowa;
• szkolenie z systemów informatycznych używanych w Starostwie oraz nadzorowanie poprawności obsługi sprzętu elektronicznego;
• zapewnienie bezpieczeństwa systemów informatycznych;
• zapewnienie ochrony danych zawartych w systemach informatycznych; przeprowadzenie w tym zakresie kontroli;
• zarządzanie uprawnieniami dostępu do danych i systemów;
• wykonywanie zadań administratora systemów;
• przygotowywanie dokumentacji merytorycznej do udzielania zamówień publicznych na dostawy usługi w zakresie informatyzacji;
• utrzymanie infrastruktury oraz nadzorowanie ciągłości dostarczania usług zewnętrznych;
• przeciwdziałanie dostępowi osób nieuprawnionych do systemów informatycznych;
• podejmowanie działań w przypadku naruszeń w systemie zabezpieczeń;
• utrzymanie strony internetowej i Biuletynu Informacji Publicznej we współpracy
• z komórkami organizacyjnymi Starostwa;
• koordynowanie przestrzegania zasad utrzymania bezpieczeństwa elektronicznego oraz fizycznego.

Wydziału Administracyjno-Gospodarczego w zakresie Archiwum Zakładowego należy:

• przejmowanie dokumentacji spraw zakończonych z poszczególnych komórek organizacyjnych;
• przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji;
• porządkowanie przechowywanej dokumentacji;
• udostępnianie przechowywanej dokumentacji;
• wycofywanie dokumentacji ze stanu archiwum zakładowego w przypadku wznowienia sprawy w komórce organizacyjnej;
• przeprowadzanie kwerend archiwalnych;
• inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej;
• przygotowywanie materiałów archiwalnych do przekazania do archiwum państwowego;
• sporządzanie rocznych sprawozdań z działalności archiwum zakładowego;
• sprawowanie nadzoru nad stosowaniem instrukcji kancelaryjnej i rzeczowego wykazu akt.

Wydziału Administracyjno-Gospodarczego w zakresie Terenowego Punktu Paszportowego należy:

• wykonywanie zadań powierzonych z zakresu administracji rządowej, dotyczących przyjmowania wniosków paszportowych i wydawania dokumentów paszportowych.
• przyjmowanie wniosków o wpisanie zaproszenia cudzoziemca do ewidencji zaproszeń i wydawanie zaproszeń,
• przyjmowanie wniosków paszportowych i wydawanie dokumentów paszportowych,