Dyrektor Wydziału – Aneta Sosinowska tel. 25 756 87 60
e-mail : a.sosinowska@powiatminski.pl
05-300 Mińsk Mazowiecki, ul. T.Kościuszki 3
Zespół do Spraw Administracyjno – Gospodarczych tel. 25 759 87 40 e-mail: os@powiatminski.pl
BHP tel. 25 759 87 40 e-mail: bhp@powiatminski.pl
Biuro Rzeczy Znalezionych tel. 25 759 87 38
Biuro Obsługi Interesantów tel. 25 759 87 11 fax 25 759 87 02 e-mail: boi@powiatminski.pl
Zespół do Spraw Informatyki tel. 25 759 87 37
Archiwum Zakładowe e-mail: archiwum@powiatminski.pl
05-300 Mińsk Mazowiecki, ul. Konstytucji 3 Maja 16
Biuro Obsługi Interesantów – ul. Konstytucji 3 Maja 16 tel. 25 756 40 50 e-mail: boi210@powiatminski.pl
Terenowy Punkt Paszportowy – ul. Konstytucji 3 Maja 16 tel. 25 756 40 48, e-mail: paszporty@powiatminski.pl
Wydział Administracyjno-Gospodarczy zapewnia sprawną organizację i funkcjonowanie Starostwa, wykonuje zadania z zakresu zarządzania budynkami i lokalami w Starostwie, zaopatrzenia materialno-technicznego, obsługi informatycznej i kancelaryjnej Starostwa, oraz prowadzi postępowania administracyjne w sprawach rzeczy znalezionych i udzielania repatriantom pomocy finansowej, wypłaty świadczeń pieniężnych posiadaczom Karty Polaka, zadania wynikające z ustawy o cmentarzach i chowaniu zmarłych oraz zadania Archiwum Zakładowego w odniesieniu do dokumentacji prowadzonych spraw (zarówno papierowej jak i elektronicznej).
ZADANIA:
- Zespołu do Spraw Administracyjno-Gospodarczych:
- prowadzenie spraw związanych z udostępnianiem i oddawaniem w najem lub dzierżawę własnych obiektów i lokali oraz wynajmowaniem lokali na potrzeby własne,
- dokonywanie przeglądów technicznych,
- prowadzenie wykazu obiektów i pomieszczeń Starostwa (książki obiektów, gromadzenie i przechowywanie dokumentacji technicznej budynków, przeglądów technicznych),
- przeprowadzanie konserwacji i remontów budynków i urządzeń technicznych w tych budynkach,
- przygotowywanie dokumentacji niezbędnej do udzielania zamówień publicznych na roboty budowlane i usługi związane z konserwacją i remontami obiektów i urządzeń technicznych, oraz na dostawy i usługi na potrzeby Starostwa,
- współpraca z Biurem Rozwoju i Pozyskiwania Funduszy w zakresie planowania remontów i inwestycji w Starostwie oraz ich realizacji,
- przygotowywanie i prowadzenie dokumentacji umów (zleceń, zamówień) w zakresie obsługi budynków, w tym dostawy mediów: energia elektryczna, energia cieplna, woda, ścieki,
- zapewnienie utrzymania porządku i czystości wewnątrz i na zewnątrz obiektów Starostwa,
- zapewnienie informacji wizualnej w Starostwie (tablice urzędowe, tablice informacyjne, system wizualizacji wewnętrznej),
- prowadzenie spraw związanych z zabezpieczeniem dostępu do pomieszczeń oraz mienia Starostwa,
- prowadzenie spraw związanych z ubezpieczeniami, w tym zawieranie umów i polis w zakresie ubezpieczeń komunikacyjnych oraz majątku Powiatu,
- prowadzenie spraw w zakresie zagospodarowania terenu nieruchomości własnych,
- zapewnienie łączności w obiektach Starostwa,
- zapewnienie przestrzegania przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy oraz zabezpieczenia przeciwpożarowego w Starostwie we współpracy ze Służbą Bezpieczeństwa i Higieny Pracy,
- zaopatrzenie materiałowo-techniczne na cele administracyjne, zakup inwentarza ruchomego, materiałów i sprzętu biurowego,
- konserwacja i naprawy sprzętu biurowego,
- gospodarowanie składnikami rzeczowymi majątku ruchomego i prowadzenie jego ewidencji,
- prowadzenie spraw związanych ze sprzedażą, przekazywaniem lub likwidacją zbędnych składników majątku ruchomego oraz innego wyposażenia,
- prowadzenie ewidencji osobistego wyposażenia pracowników,
- prowadzenie ewidencji wydawanych materiałów biurowych,
- prowadzenie spraw związanych z zapewnieniem transportu dla potrzeb Starostwa, utrzymaniem i eksploatacją środków transportu, dysponowaniem środkami transportu, rozliczaniem paliwa,
- zamawianie tablic oraz pieczęci urzędowych i innych, prowadzenie ewidencji pieczęci urzędowych,
- zamawianie blankietów korespondencyjnych, wizytówek, formularzy i innych druków,
- przeprowadzanie przeglądów i konserwacji urządzeń kopiujących,
- przygotowywanie danych do projektów planów finansowych w zakresie wydatków rzeczowych,
- monitorowanie wydatkowania środków finansowych w zakresie wydatków rzeczowych związanych z infrastrukturą i obsługą Starostwa,
- obsługa techniczna spotkań i narad organizowanych w sali konferencyjnej,
- Zespołu Obsługi Interesantów:
- udzielanie interesantom pełnej informacji o działalności Starostwa oraz o miejscu i sposobie załatwiania spraw, kierowaniu interesantów do właściwych komórek organizacyjnych,
- wydawanie kart usług, formularzy i wniosków właściwych w sprawach załatwianych w Starostwie,
- przyjmowanie przesyłek wpływających, sprawdzanie prawidłowości wskazanego adresata oraz stanu opakowania i kompletności przesyłki,
- wydawanie na żądanie składającego potwierdzenia otrzymania przesyłki,
- rejestracja korespondencji wpływającej w systemie informatycznym,
- dokonywanie rozdziału przesyłek oraz ich przekazywanie do dekretacji Sekretarza, a pod jego nieobecność kolejno Starosty lub Wicestarosty, lub bezpośrednio Kierownikom komórek organizacyjnych,
- obsługa elektronicznej skrzynki podawczej,
- wysyłanie pism urzędowych, prowadzenie rejestru przesyłek wychodzących,
- doręczanie przesyłek adresatom miejscowym,
- przyjmowanie ofert przetargowych i konkursowych,
- prowadzenie spraw związanych z zakupem usług pocztowych,
- wywieszanie ogłoszeń na tablicach ogłoszeń i pilnowanie terminów ich ekspozycji,
- prenumerata prasy, zakup literatury fachowej i innych wydawnictw, prowadzenie ich ewidencji wydawanie do użytku pracownikom,
- przeprowadzanie badań ankietowych w zakresie obsługi interesantów,
- prowadzenie spraw związanych z udzielaniem repatriantom pomocy finansowej na częściowe pokrycie kosztów związanych z remontem, adaptacją i wyposażeniem lokalu mieszkalnego, w tym przyjmowanie wniosków repatriantów,
- prowadzenie spraw związanych z wypłatą pomocy finansowej dla repatriantów,
- prowadzenie spraw związanych z wypłacaniem świadczeń pieniężnych posiadaczom Karty Polaka,
- prowadzenie spraw w zakresie rzeczy znalezionych, w szczególności:
- odbieranie zawiadomień o znalezieniu rzeczy
- przyjmowanie i przechowywanie rzeczy znalezionych
- poszukiwanie osób uprawnionych do odbioru rzeczy,
- wydawanie rzeczy znalezionych osobom uprawnionym, znalazcom lub przekazywanie właściwym podmiotom,
- prowadzenie postępowań w sprawie sprzedaży rzeczy znalezionych,
- prowadzenie ewidencji rzeczy znalezionych
- prowadzenie spraw wynikających z ustawy o cmentarzach i chowaniu zmarłych, współdziałanie w tym zakresie z państwowym powiatowym inspektorem sanitarnym,
- Zespołu do Spraw Informatyki:
- opracowywanie koncepcji i planów w zakresie wdrażania systemów informatycznych i oprogramowania w Starostwie,
- nadzór nad wdrażaniem i eksploatacją systemów teleinformatycznych i oprogramowania,
- prowadzenie ewidencji stosowanych systemów i oprogramowania,
- wykonywanie prac związanych z bieżącą obsługą systemów informatycznych, tworzenie kopii bezpieczeństwa, archiwizowanie baz danych, profilaktyka antywirusowa,
- szkolenie z systemów informatycznych używanych w Starostwie oraz nadzorowanie poprawności obsługi sprzętu elektronicznego,
- zapewnienie bezpieczeństwa systemów informatycznych,
- zapewnienie ochrony danych zawartych w systemach informatycznych, przeprowadzenie w tym zakresie kontroli,
- zarządzanie uprawnieniami dostępu do danych i systemów,
- wykonywanie zadań administratora systemów,
- przygotowywanie dokumentacji merytorycznej do udzielania zamówień publicznych na dostawy usługi w zakresie informatyzacji,
- utrzymanie infrastruktury oraz nadzorowanie ciągłości dostarczania usług zewnętrznych,
- przeciwdziałanie dostępowi osób nieuprawnionych do systemów informatycznych,
- podejmowanie działań w przypadku naruszeń w systemie zabezpieczeń,
- utrzymanie strony internetowej i Biuletynu Informacji Publicznej we współpracy z komórkami organizacyjnymi Starostwa,
- koordynowanie przestrzegania zasad utrzymania bezpieczeństwa elektronicznego oraz fizycznego,
- Archiwum Zakładowego:
- przejmowanie dokumentacji spraw zakończonych z poszczególnych komórek organizacyjnych,
- przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji,
- porządkowanie przechowywanej dokumentacji,
- udostępnianie przechowywanej dokumentacji,
- wycofywanie dokumentacji ze stanu archiwum zakładowego w przypadku wznowienia sprawy w komórce organizacyjnej,
- przeprowadzanie kwerend archiwalnych,
- inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej,
- przygotowywanie materiałów archiwalnych do przekazania do archiwum państwowego,
- sporządzanie rocznych sprawozdań z działalności archiwum zakładowego,
- sprawowanie nadzoru nad stosowaniem instrukcji kancelaryjnej i rzeczowego wykazu akt,
- Terenowego Punktu Paszportowego:
- wykonywanie zadań powierzonych z zakresu administracji rządowej, dotyczących przyjmowania wniosków paszportowych i wydawania dokumentów paszportowych.
- przyjmowanie wniosków o wpisanie zaproszenia cudzoziemca do ewidencji zaproszeń i wydawanie zaproszeń.
