BIP Mińsk Mazowiecki - v174ns.sam3.pl

Biurem Rady i Zarządu kieruje Dyrekor Biura  

Obsługa Rady Powiatu tel. 25 759 87 05 , e-mail:

Obsługa Zarządu Powiatu –  tel. 25 759 87 06, e mail:

Obsługa sekretariatu Starosty i Wicestarosty  tel. 25 759 87 00,   e- mail:

Organizacja nieodpłatnej pomocy prawnej: tel. 25/ 756 40 77, e-mail:

Biuro Rady i Zarządu zapewnia obsługę Rady Powiatu i jej  komisji oraz Zarządu Powiatu i Starosty,  wykonuje zadania w zakresie organizacji i funkcjonowania powiatu i Starostwa,   prowadzi sprawy  osobowe pracowników oraz wykonuje zadania w zakresie organizacji udzielania nieodpłatnej pomocy  prawnej.

 ZADANIA

Biura w zakresie obsługi Rady należy:

• przygotowywanie i gromadzenie materiałów niezbędnych do pracy Rady i jej komisji,
• przygotowywanie materiałów na posiedzenia Rady i komisji,
• protokołowanie obrad Rady i posiedzeń komisji,
• naliczanie wysokości diet radnych na podstawie list obecności na sesjach i komisjach,
• prowadzenie rejestrów: uchwał Rady, wniosków i opinii komisji, interpelacji i wniosków radnych,
• przekazywanie do realizacji odpisów uchwał Rady, wniosków komisji oraz interpelacji i zapytań radnych właściwym naczelnikom wydziałów i czuwanie nad ich terminowym załatwianiem,
• wprowadzanie do Biuletynu Informacji Publicznej uchwał, protokołów sesji Rady
• i posiedzeń komisji, sprawozdań i innych materiałów dotyczących działalności Rady Powiatu i jej komisji,
• umożliwianie obywatelom wglądu do uchwał i protokołów z sesji Rady oraz posiedzeń Komisji,
• udzielanie pomocy radnym w wypełnianiu obowiązków radnego,
• prowadzenie dokumentacji związanej z załatwianiem skarg i wniosków kierowanych do Rady,
• prowadzenie spraw związanych z rozpatrywaniem przez Radę petycji obywateli oraz zamieszczanie informacji o petycjach na stronie internetowej powiatu i w Biuletynie informacji Publicznej,
• prowadzenie spraw związanych z przyjmowaniem i analizą oświadczeń majątkowych składanych Przewodniczącemu Rady Powiatu przez radnych,
• gromadzenie i udostępnianie zbioru aktów prawa miejscowego ustanowionych przez powiat, udostępnianie informacji publicznej o działalności Rady Powiatu i jej komisji.

Biura w zakresie obsługi Zarządu Powiatu i Starosty należy:

• przygotowywanie i prowadzenie dokumentacji niezbędnej do pracy Zarządu Powiatu
• i Starosty,
• przygotowywanie materiałów na posiedzenia Zarządu Powiatu,
• protokołowanie posiedzeń Zarządu Powiatu,
• prowadzenie rejestru uchwał Zarządu Powiatu,
• koordynacja prac związanych z przygotowaniem raportu o stanie powiatu oraz sprawozdań i informacji z działalności Zarządu Powiatu,
• wprowadzanie do Biuletynu Informacji Publicznej uchwał, protokołów posiedzeń Zarządu Powiatu, sprawozdań i informacji oraz innych materiałów z zakresu spraw należących do kompetencji Zarządu Powiatu i Starosty,
• udostępnianie informacji publicznej dotyczącej działalności Zarządu Powiatu i Starosty, prowadzenie sekretariatu Starosty i Wicestarosty,
• odbieranie poczty elektronicznej Starosty oraz obsługa techniczna konta Starosty
• w systemie elektronicznego obiegu dokumentacji, obsługa kancelaryjna narad Starosty.

Biura w zakresie spraw związanych z organizacją i funkcjonowaniem powiatu i Starostwa Powiatowego należy:

• prowadzenie wykazu powiatowych jednostek organizacyjnych,
• prowadzenie spraw związanych ze współpracą z organami samorządu terytorialnego,
• prowadzenie spraw związanych ze współdziałaniem z powiatowymi jednostkami organizacyjnymi oraz powiatowymi służbami, inspekcjami i strażami,
• prowadzenie dokumentacji dotyczącej zawieranych porozumień i umów w sprawie przyjęcia lub powierzenia realizacji zadań z zakresu administracji publicznej,
• prowadzenie spraw związanych z publikowaniem aktów prawa miejscowego, porozumień i zarządzeń Starosty,
• prowadzenie zbioru upoważnień i pełnomocnictw do załatwiania spraw w imieniu Zarządu Powiatu i Starosty,
• prowadzenie spraw związanych z przyjmowaniem i załatwianiem skarg i wniosków obywateli dotyczących działalności Starostwa,
• prowadzenie rejestru skarg i wniosków,
• prowadzenie spraw związanych z rozpatrywaniem petycji obywateli kierowanych do Starosty i Zarządu Powiatu oraz zamieszczanie informacji o petycjach na stronie internetowej powiatu i w Biuletynie Informacji Publicznej i ich aktualizowanie,
• prowadzenie koordynacji załatwiania petycji obywateli przez poszczególne wydziały, przygotowywanie zbiorczych informacji o petycjach,
• prowadzenie spraw związanych z przyjmowaniem i analizą oświadczeń majątkowych składanych Staroście przez członków Zarządu Powiatu, kierowników powiatowych jednostek organizacyjnych oraz osoby wydające decyzje administracyjne w imieniu Starosty,
• opracowywanie projektów aktów wewnętrznych regulujących funkcjonowanie Starostwa,
• nadzór nad opracowywaniem aktów wewnętrznych przez wydziały,
• prowadzenie rejestru zarządzeń Starosty,
• przygotowywanie wniosków o nadanie odznaczeń państwowych i innych,
• prowadzenie spraw związanych z wyborami i referendum, współdziałanie z Krajowym Biurem Wyborczym.

Do zadań Biura w zakresie organizacji udzielania nieodpłatnej pomocy prawnej należy:

• realizacja zadań w zakresie organizowania udzielania nieodpłatnej pomocy prawnej, nieodpłatnego poradnictwa obywatelskiego oraz edukacji prawnej,
• przyjmowanie zgłoszeń telefonicznych lub za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej na wizyty w punktach nieodpłatnej pomocy prawnej i nieodpłatnego poradnictwa obywatelskiego,
• współpraca z gminami w celu zapewnienia warunków lokalowych do świadczenia usług nieodpłatnej pomocy prawnej i nieodpłatnego poradnictwa obywatelskiego w gminach, zawieranie w tym zakresie porozumień z gminami,
• współpraca z okręgową radą adwokacką i radą okręgowej izby radców prawnych
• w sprawie udzielania nieodpłatnej pomocy prawnej oraz zawieranie w tym zakresie porozumień,
• organizowanie konkursów ofert na realizację zadań w zakresie udzielania nieodpłatnej pomocy prawnej i nieodpłatnego poradnictwa obywatelskiego przez organizacje pozarządowe, zawieranie umów z organizacjami pozarządowymi na realizację zadań zleconych,
• prowadzenie spraw związanych z zawieraniem umów z adwokatami i radcami prawnymi na świadczenie usług w zakresie udzielania nieodpłatnej pomocy prawnej,
• kontrolowanie wykonania umów na udzielanie nieodpłatnej pomocy prawnej i świadczenie nieodpłatnego poradnictwo obywatelskiego,
• przyjmowanie od adwokatów i radców prawnych oraz organizacji pozarządowych kart pomocy oraz oświadczeń osób uprawnionych,
• analizowanie opinii osób uprawnionych pod katem wprowadzenia usprawnień oraz podniesienia jakości udzielania nieodpłatnej pomocy prawnej i nieodpłatnego poradnictwa obywatelskiego,
• sporządzanie i aktualizowanie listy jednostek nieodpłatnego poradnictwa dostępnego dla mieszkańców powiatu,
• upowszechnianie wiedzy o działalności systemu nieodpłatnej pomocy prawnej i nieodpłatnego poradnictwa obywatelskiego wśród mieszkańców powiatu,
• współdziałanie z organizacjami pozarządowymi w zakresie realizacji zadań edukacji prawnej, w tym organizowania szkoleń i warsztatów oraz działań promocyjnych,
• przygotowywanie zbiorczych informacji o realizacji zadań w zakresie nieodpłatnej pomocy prawnej i nieodpłatnego poradnictwa obywatelskiego oraz edukacji prawnej na obszarze powiatu i przekazywanie Ministrowi Sprawiedliwości.

Do zadań Biura w zakresie w zakresie kontroli wewnętrznej należy:

• opracowywanie projektów planów kontroli oraz przedstawianie ich do zatwierdzenia Staroście lub Zarządowi,
• przygotowywanie oraz przeprowadzanie kontroli zgodnie z zatwierdzonymi planami kontroli,
• przeprowadzanie, w zakresie zleconym przez Starostę lub Zarząd, kontroli doraźnych,
• sporządzanie protokołów kontroli oraz prowadzenie dokumentacji przeprowadzonych kontroli,
• bieżące informowanie Starosty i Zarządu o wynikach kontroli oraz przedstawianie do zatwierdzenia projektów wystąpień pokontrolnych zawierających wnioski i zalecenia pokontrolne,
• nadzorowanie, monitorowanie oraz egzekwowanie wdrażania wniosków i wykonania zaleceń pokontrolnych,
• prowadzenie rejestrów kontroli zewnętrznych i wewnętrznych,
• prowadzenie zbiorów kopii protokołów kontroli zewnętrznych i wewnętrznych, a także kopii wystąpień pokontrolnych dotyczących kontroli zewnętrznych i wewnętrznych,
• koordynowanie kontrolnej działalności komórek organizacyjnych i doraźnych zespołów kontrolnych,
• kontrolowanie przestrzegania obowiązku zamieszczania w Biuletynie Informacji Publicznej Starostwa dokumentów dotyczących kontroli zewnętrznych i wewnętrznych,
• organizowanie i koordynowanie procesu zarządzania ryzykiem,
• organizowanie i koordynowanie kontroli zarządczej,
• systematyczna ocena kontroli zarządczej w zakresie jej adekwatności, skuteczności i efektywności.